Разработка программы и базы данных для Документооборота

Разработка программы и базы данных для Документооборота

Использование баз данных для учета документооборота на предприятиях

Создание баз данных для учета документооборота в организациях позволяет частично автоматизировать процесс контроля стадий прохождения документа, а также уменьшает риски потерь важных бумаг.

Базы данных в деле учета документооборота призваны облегчить работу ответственного за корреспонденцию, уменьшить количество бумажных носителей и папок, а также соединить в единой системе всю информацию об исходящей и входящей документации.

Создание баз данных позволит не только освободить рабочее пространство, но и оптимизировать процесс поиска нужных бумаг и увеличить гарантии, что важный документ не затеряется.

Плюсы применения баз данных для учета документооборота

Лицо, отвечающее за регистрацию входящей и исходящей почты, сможет регистрировать документацию не в бумажном журнале, а на электронном носителе информации. Настольный журнал может потеряться, или испачкаться. А информация, записанная в нем, не будет доступна. С этой точки зрения, хранение данных будет надежнее в форме электронной таблицы.

В базу данных можно внести следующие сведения по служебным запискам и прочим бумагам:

  1. присвоенный номер документа
  2. дату получения/отправки
  3. ФИО составителя
  4. краткое содержание
  5. резолюцию и прочее

Для поиска информации по той или иной документации в базе данных не потребуется много времени. Нужный документ легко отыщется по регистрационному номеру, исполнителю или содержанию. Для этого можно воспользоваться фильтрами таблицы.

В таблицах можно отмечать стадию, на которой находится документ:

  1. на подписании директором
  2. на рассмотрении адресата
  3. в архиве и т.п.

Своевременно заполняемые базы данных позволят узнать, на чьей стадии «застрял» документ и поторопить подписанта.
Дополнительно в базу данных можно добавить ФИО и номера телефонов людей, которые тем или иным образом относятся к документации, для быстрой связи с ними.

Электронные таблицы позволяют делать отчеты с выводом их на печать:

  • о количестве отправленных/полученных накладных
  • перечень заявлений от персонала
  • заявок на приобретение чего-либо
  • а также служебных записок по присвоенным им категориям и многое другое.


Опубликовано 14.02.2018